En muchas organizaciones, enero empieza con la misma tarea: reunir en pocas semanas las cifras de seguridad vial de todo el año anterior. Cuando los indicadores no se llevaron trimestre a trimestre o la auditoría interna no se hizo a tiempo, el reporte del Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV) se convierte en una carrera contra el calendario. Esta guía explica qué pide la metodología, quién recibe el reporte y cómo organizar el trabajo para llegar a enero con la información lista.
Qué es el reporte anual de autogestión
El reporte anual de autogestión es el paso 20 de la metodología del PESV, adoptada por la Resolución 20223040040595 de 2022 del Ministerio de Transporte. Aplica a todas las organizaciones obligadas a tener PESV, sin importar su nivel. Si aún no tiene claro si su organización está obligada o qué nivel le corresponde, puede empezar por el artículo PESV: quién debe tenerlo, qué nivel le aplica y ante quién se reporta.
Las reglas básicas son tres:
- El reporte se hace con corte al 31 de diciembre de cada año.
- Se presenta a más tardar el 31 de enero del año siguiente.
- Se envía por los medios que disponga la entidad verificadora que le corresponde a su organización.
El responsable es el líder del PESV, la persona con poder de decisión que designa el nivel directivo y que responde por el reporte y por los indicadores.
Conviene tener claro lo que el reporte no es. El PESV no requiere aval, y presentar el reporte no equivale a que una autoridad apruebe el plan. El reporte es la información con la que la autoridad hace su seguimiento: las visitas de verificación parten de lo que la organización reportó.
Qué incluye el reporte
La resolución enumera, entre otros, los siguientes contenidos:
- Datos de la organización, del líder del PESV y de quien hizo la auditoría del último año.
- Misionalidad y tamaño de la organización, que definen su nivel.
- Flota por tipo, diferenciando los vehículos propios, los de contratistas y los de colaboradores.
- Colaboradores por tipo de actor vial.
- Información de los contratistas.
- Objetivos, metas y programas del plan.
- Infracciones de tránsito de los conductores.
- Copia del informe de la última auditoría interna, con el nivel de cumplimiento de los pasos.
Varios de estos datos salen del diagnóstico del paso 5, que debe actualizarse al menos una vez al año e incluye sedes, contratistas, colaboradores con la vigencia de su licencia y sus infracciones, vehículos con su kilometraje mensual y rutas frecuentes. Si el diagnóstico está al día, buena parte del reporte ya está hecha.
Los indicadores: el núcleo del reporte
La metodología fija hasta 13 indicadores mínimos, y cuántos aplican depende del nivel de la organización. Entre ellos están los siguientes:
- Tasa de siniestros viales por nivel de pérdida, en relación con los kilómetros recorridos.
- Costos de los siniestros viales.
- Riesgos identificados y gestionados.
- Cumplimiento de metas y del plan anual de trabajo.
- Excesos de jornada de los conductores y excesos de velocidad.
- Cobertura del programa de gestión de la velocidad.
- Inspecciones preoperacionales y mantenimiento preventivo.
- Cumplimiento y cobertura de la formación.
- No conformidades de auditoría cerradas.
Cada indicador tiene su frecuencia de medición: la mayoría se mide cada trimestre, algunos cada mes y otros una vez al año. Los cortes trimestrales son el 31 de marzo, el 30 de junio, el 30 de septiembre y el 31 de diciembre. En los niveles estándar y avanzado, el Comité de Seguridad Vial revisa el plan al menos cada trimestre y analiza esos resultados.
La consecuencia práctica es sencilla: el reporte de enero no se construye en enero. Un indicador como la tasa de siniestros por kilómetro recorrido exige registrar el kilometraje durante todo el año; los de inspecciones y mantenimiento dependen de registros que se llevan durante todo el año y que, si no existen, no se pueden reconstruir con confiabilidad semanas después.
Ante quién se presenta
La entidad verificadora depende de la actividad de la organización. El Ministerio del Trabajo recibe el reporte de las organizaciones cuya misionalidad no es el transporte; la Superintendencia de Transporte, el de las empresas de servicio público de transporte terrestre de pasajeros, carga y mixto de radio nacional, y los organismos de tránsito, el de las empresas de pasajeros y mixto de radio municipal, distrital o metropolitano. El artículo sobre quién debe tener PESV explica cómo identificar su misionalidad.
Para las organizaciones que no son de transporte, es el Ministerio del Trabajo el que dispone el medio y el procedimiento para recibir el reporte. Tenga en cuenta que la obligación de reportar viene de la Resolución 20223040040595; el procedimiento del Ministerio solo regula cómo se presenta. Como los canales y las fechas pueden ajustarse de un ciclo a otro, consulte el cronograma vigente en los medios oficiales del Ministerio con anticipación y no deje el envío para el último día.
Las empresas de transporte vigiladas por la Superintendencia tienen una exigencia adicional. Desde el 1 de enero de 2025, la Superintendencia recibe la información del PESV en su plataforma VIGÍA 2, y allí sus vigilados reportan indicadores con periodicidad mensual, trimestral y anual, con soportes que incluyen certificaciones del representante legal. Para estas organizaciones, el reporte anual no es el único momento de rendir cuentas: los datos se entregan a lo largo del año.
En todos los casos, la verificación puede hacerse mediante visitas presenciales, virtuales o documentales. Las autoridades las priorizan según su capacidad y la siniestralidad, y en ellas revisan la evidencia de los pasos a partir de lo que la organización reportó. Por eso cada cifra del reporte debe poder respaldarse con un registro.
El informe de auditoría: la pieza que más se atrasa
El reporte debe llevar copia del informe de la última auditoría interna, que corresponde al paso 22, aplica a todos los niveles y se hace al menos una vez al año. Para el reporte importan tres requisitos: la auditoría sigue un procedimiento documentado, la hace una persona distinta del líder del PESV, con la competencia que defina la organización, y valida la no aplicabilidad de los pasos que la organización haya declarado. La resolución no exige que el auditor sea externo, y la auditoría puede integrarse con otras auditorías de la organización.
Como el informe debe acompañar el reporte, lo prudente es auditar en el último trimestre del año. Así queda tiempo para cerrar hallazgos antes del corte del 31 de diciembre y para que el informe refleje el estado real del plan.
Cómo prepararlo: una ruta de trabajo
Estos pasos ordenan el trabajo desde el último trimestre:
- Confirme el nivel de su organización con los datos actuales de flota y conductores, porque de él dependen los pasos y los indicadores que le aplican.
- Actualice el diagnóstico: flota por tipo, colaboradores por tipo de actor vial, contratistas, rutas frecuentes e infracciones de tránsito de los conductores.
- Revise que cada indicador tenga su fuente de datos, su responsable y los cortes trimestrales del año completos.
- Revise el avance de los objetivos, las metas y los cinco programas mínimos de riesgos críticos: velocidad segura, fatiga, distracción, alcohol y sustancias psicoactivas, y actores viales vulnerables.
- Realice la auditoría interna con un auditor distinto del líder y cierre o programe el tratamiento de los hallazgos.
- Haga el corte al 31 de diciembre, consolide la información y confirme el canal y el cronograma de su entidad verificadora.
- Organice la evidencia que respalda cada dato, para atender una visita de verificación sin reconstruir registros.
Errores frecuentes
Algunas situaciones se repiten de un año a otro:
- Tratar el reporte como un trámite de enero. Los indicadores y la auditoría se construyen durante el año; en enero solo se consolidan.
- Asignar la auditoría al propio líder del PESV. La resolución exige que el auditor sea otra persona.
- Reportar con un nivel desactualizado. Si la flota o el número de conductores creció, pueden cambiar los pasos y los indicadores que le aplican.
- Creer que, en el transporte vigilado por la Superintendencia, basta con el reporte anual. Esas empresas reportan también indicadores periódicos en VIGÍA 2.
- Presentar cifras sin registros que las respalden. Las visitas parten del reporte y revisan la evidencia.
Si quiere ver cómo encaja el reporte en el ciclo anual del plan, la página de PESV e ISO 39001 de Undernet resume quién verifica y qué se reporta.
Undernet apoya a empresas y entidades públicas en la auditoría interna anual del PESV antes del reporte, en la revisión de indicadores y evidencia, y en la capacitación del líder del PESV y del Comité de Seguridad Vial.
Solicite la auditoría anual del PESV
Fuentes
- Resolución 20223040040595 de 2022 del Ministerio de Transporte · Ministerio de Transporte
- Ley 2050 de 2020 · Congreso de la República
- La Superintendencia de Transporte adoptó el sistema VIGÍA 2 (Resolución 14305 de 2024) · Superintendencia de Transporte
- Anexo Técnico PESV de la Superintendencia de Transporte · Superintendencia de Transporte