Cada enero, las organizaciones obligadas a tener PESV presentan su reporte anual y, con él, el informe de su última auditoría interna. Cuando esa auditoría se deja para las últimas semanas del año, el informe corre el riesgo de quedarse en una lista de chequeo sin evidencia ni acciones. Una auditoría bien planificada, en cambio, deja al líder del PESV con hallazgos sustentados, acciones en curso y un informe que resiste una visita de verificación.
Qué exige la metodología
La auditoría anual es el paso 22 de la Resolución 20223040040595 de 2022 del Ministerio de Transporte y aplica a todos los niveles del PESV: básico, estándar y avanzado. Si necesita repasar quién está obligado y qué nivel le corresponde, la guía PESV: quién debe tenerlo, qué nivel le aplica y ante quién se reporta lo explica en detalle.
En síntesis, el paso 22 pide lo siguiente:
- Al menos una auditoría interna al año.
- Que evalúe el cumplimiento y las evidencias de la planificación, la implementación, el seguimiento y la mejora del PESV.
- Que revise los requisitos legales de seguridad vial y los requisitos que la propia organización se haya fijado.
- Que valide la no aplicabilidad de los pasos que la organización haya declarado como no aplicables.
- Un procedimiento documentado que defina la planificación, las pautas, los responsables, el contenido del informe y el seguimiento a las no conformidades.
El informe no se queda en un archivo. El reporte anual de autogestión, con corte al 31 de diciembre y que se presenta a más tardar el 31 de enero ante la entidad verificadora, incluye los datos del auditor del último año y una copia del informe de la última auditoría interna, con el nivel de cumplimiento de los pasos. Puede ver cómo encaja la auditoría en el ciclo anual en la sección de verificación y reporte de la página de PESV e ISO 39001 y qué más incluye el reporte en la guía Reporte de autogestión del PESV: qué incluye, ante quién y cómo prepararlo.
Quién puede auditar el PESV
La resolución pone dos condiciones al auditor: que sea una persona distinta del líder del PESV y que tenga la competencia que la propia organización defina según sus riesgos viales. No exige una licencia ni una credencial específica, y tampoco pide que el auditor sea externo. La competencia se documenta en el paso 10, que incluye a los auditores de seguridad vial entre los roles cuya competencia debe definir la organización.
Al definir ese perfil, conviene considerar el conocimiento de la metodología y de los requisitos legales de seguridad vial, la formación en técnicas de auditoría y la comprensión de la operación: flota, rutas, conductores y contratistas.
Una pregunta frecuente es si un tercero puede hacer la auditoría. En nuestra interpretación, que no es un texto expreso de la resolución, nada impide que la organización se apoye en auditores competentes externos. Si lo hace, la auditoría sigue siendo la auditoría interna del paso 22: la organización la encarga, la planifica y presenta su informe con el reporte. No es una auditoría de certificación, que en ISO 39001 solo hace un organismo de certificación si la organización decide certificarse en esa norma voluntaria, ni reemplaza la visita de verificación de la autoridad.
Etapa 1. Procedimiento y plan de auditoría
Antes de la primera auditoría, la organización necesita el procedimiento documentado que exige el paso 22. Con el procedimiento en firme, cada año se prepara un plan que responda, al menos, a estas preguntas:
- Alcance. Qué sedes, procesos, tipos de vehículos y periodo se evalúan.
- Criterios. Qué pasos aplican según el nivel, qué requisitos legales de seguridad vial y qué requisitos internos.
- Auditor o equipo auditor. Quién audita y cómo se asegura que no sea el líder del PESV.
- Logística. Fechas, modalidad, personas que se entrevistarán y documentos que se pedirán con anticipación.
En los niveles estándar y avanzado, la resolución pide planificar la auditoría con el Comité de Seguridad Vial. En el nivel básico, que no tiene comité, es útil que el líder presente el plan al nivel directivo para que asigne tiempo y personas.
La resolución menciona la norma ISO 19011, de directrices para auditar sistemas de gestión, como referencia de buenas prácticas. Puede servirle para estructurar el plan, la recolección de evidencia y el informe.
Etapa 2. Criterios y verificación de la no aplicabilidad
Conviene separar dos situaciones. La primera es la aplicabilidad por nivel, que fija la metodología: el nivel básico cumple 18 pasos; el estándar, 22, y el avanzado, 24. Los pasos que no corresponden a su nivel no forman parte de los criterios de la auditoría; conviene identificarlos así en el informe.
La segunda es la no aplicabilidad que declara la propia organización para un paso que, en principio, le corresponde. Aquí la auditoría debe validar que la justificación se sostenga con la realidad de la operación.
Antes de fijar los criterios, revise también que el nivel declarado siga siendo el correcto. Si la flota o el personal conductor crecieron durante el año, la organización puede haber pasado a otro nivel y, con él, a más pasos auditables.
Etapa 3. Muestreo y evidencia
La auditoría puede hacerse de forma virtual, pero la resolución recomienda la modalidad presencial, con muestreo. Así se contrastan los documentos con lo que ocurre en patios, talleres y rutas.
Defina la muestra con un criterio explícito, por ejemplo por sede, tipo de vehículo o nivel de riesgo, y regístrelo en los papeles de trabajo. Algunos frentes que suelen dar evidencia útil son estos:
- Vehículos. Inspecciones preoperacionales y registros de mantenimiento preventivo de una muestra de la flota.
- Conductores. Vigencia de la licencia, infracciones de tránsito y formación recibida.
- Programas de riesgos críticos. Los cinco programas mínimos (velocidad segura, fatiga, distracción, cero tolerancia al alcohol y las sustancias psicoactivas, y actores viales vulnerables), con su línea base, metas, indicadores, responsables y cronograma.
- Indicadores. Cálculo, fuente de los datos y cortes trimestrales.
- Gobierno del plan. Diagnóstico actualizado en el año y, en los niveles estándar y avanzado, actas del Comité de Seguridad Vial con su revisión trimestral y con la participación anual del nivel directivo para revisar resultados.
Cada hallazgo debe poder rastrearse a una evidencia concreta: un registro, una entrevista o una observación en campo. Esa trazabilidad importa porque las visitas de verificación de la autoridad evalúan evidencias de los pasos a partir de la información del reporte anual.
Etapa 4. El informe de auditoría
El contenido mínimo del informe lo define el procedimiento de auditoría de la organización. Una estructura práctica incluye:
- Alcance, criterios, periodo evaluado, fechas y modalidad.
- Auditor o equipo auditor, con la constancia de que es una persona distinta del líder del PESV y de su competencia.
- Muestra seleccionada y criterio de selección.
- Nivel de cumplimiento por paso, con los pasos no aplicables por nivel identificados.
- Resultado de la validación de la no aplicabilidad declarada.
- No conformidades, cada una con su requisito y su evidencia, y oportunidades de mejora.
- Conclusiones sobre la capacidad del plan para cumplir sus objetivos.
Este informe acompañará el reporte y puede ser revisado en una visita de verificación, así que cada no conformidad debe poder entenderla alguien que no estuvo en la auditoría.
Etapa 5. Seguimiento a las no conformidades
El procedimiento del paso 22 debe definir cómo se hace seguimiento a las no conformidades. En la práctica, cada una necesita un plan de acción con causa, acción, responsable y fecha, que se conecta con el paso 23 de la metodología, dedicado a la mejora continua y a las acciones preventivas y correctivas.
Entre los indicadores mínimos que fija la metodología está el de no conformidades de auditoría cerradas, y en los niveles estándar y avanzado el comité analiza sus resultados. Por eso conviene que el cierre de cada acción quede con su evidencia y que la siguiente auditoría verifique la eficacia de lo hecho.
Auditorías integradas
La resolución permite auditorías integradas. Esto resulta práctico porque la metodología relaciona cada paso del PESV con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) y con ISO 39001, y pide articular el PESV con el SG-SST. Una misma visita puede cubrir la auditoría del PESV y la del SG-SST si el plan identifica los criterios de cada marco.
Si su organización tiene implementada ISO 39001, la norma exige auditorías internas a intervalos planificados, con un programa, criterios y alcance definidos, y auditores seleccionados para asegurar objetividad e imparcialidad. La auditoría integrada puede ayudar a organizar el trabajo; no sustituye los criterios propios de cada marco.
Un calendario para llegar a enero con el informe listo
Una propuesta de calendario:
- Octubre. Actualice el procedimiento si es necesario, defina el auditor, revise el nivel y planifique la auditoría con el Comité de Seguridad Vial o, en el nivel básico, con el nivel directivo. Aproveche el corte trimestral de indicadores al 30 de septiembre.
- Noviembre. Ejecute la auditoría, de preferencia en campo y con muestreo.
- Diciembre. Entregue el informe, socialícelo con el nivel directivo y, cuando aplique, con el comité y abra los planes de acción.
- Enero. Confirme que el informe y los datos del auditor estén listos para el reporte, que se presenta a más tardar el 31 de enero.
Undernet apoya a empresas y entidades públicas en la auditoría anual del PESV, incluidas auditorías integradas con el SG-SST, y capacita a sus auditores internos de seguridad vial. Conozca nuestro enfoque de auditoría. El PESV no se certifica; ISO 39001 sí, si su organización decide hacerlo. Undernet no certifica: preparamos a su organización para la auditoría del organismo de certificación que usted elija.
Solicite la auditoría anual del PESV
Fuentes
- Resolución 20223040040595 de 2022 del Ministerio de Transporte · Ministerio de Transporte
- Ley 2050 de 2020 · Congreso de la República
- ISO 39001:2012, Road traffic safety (RTS) management systems · ISO
- ISO 19011:2026, Guidelines for auditing management systems · ISO