Datos personales
Política de tratamiento de información
Cómo Undernet de Colombia S A S recoge, usa, conserva y protege los datos personales, y cómo puede ejercer sus derechos como titular.
1. Responsable del tratamiento
Undernet de Colombia S A S (en adelante, «Undernet») es la responsable del tratamiento de los datos personales a los que se refiere esta política.
| Razón social | Undernet de Colombia S A S |
|---|---|
| NIT | 830043570-2 |
| Domicilio | Bogotá, Colombia |
| Dirección | Calle 126 # 7A-10, oficina 203, Bogotá |
| Correo electrónico | info@undernet.com.co |
| Teléfono | +57 301 591 0069 |
| Sitio web | www.undernet.com.co |
2. Marco normativo y alcance
Esta política cumple la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, capítulo 25 del título 2 de la parte 2 del libro 2, que compila el Decreto 1377 de 2013.
Se aplica a todos los datos personales que Undernet recoge, almacena, usa, circula o suprime, por cualquier canal: el sitio web, el correo, WhatsApp, el teléfono y la relación comercial o laboral. No se aplica a datos de personas jurídicas ni a datos anónimos que no permitan identificar a nadie.
3. Definiciones
Los términos de esta política tienen el sentido que les da la Ley 1581 de 2012 (artículo 3) y su reglamentación:
- Autorización
- Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
- Aviso de privacidad
- Comunicación que informa al titular, al recoger sus datos, que esta política existe, cómo consultarla y para qué se usarán sus datos.
- Base de datos
- Conjunto organizado de datos personales que se tratan.
- Dato personal
- Información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible
- Dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los de salud, origen étnico, convicciones religiosas o políticas, vida sexual o datos biométricos.
- Encargado del tratamiento
- Quien trata datos personales por cuenta del responsable.
- Responsable del tratamiento
- Quien decide sobre la base de datos o el tratamiento; en esta política, Undernet.
- Titular
- Persona natural cuyos datos se tratan.
- Transferencia
- Envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
- Transmisión
- Comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
- Tratamiento
- Cualquier operación sobre datos personales, como recoger, almacenar, usar, hacer circular o suprimir.
4. Principios
Undernet trata los datos personales conforme a los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
- Legalidad: el tratamiento se sujeta a la ley y a su reglamentación.
- Finalidad: solo se usan los datos para fines legítimos informados al titular.
- Libertad: se tratan con autorización previa, expresa e informada, salvo las excepciones de ley.
- Veracidad o calidad: se procura que los datos sean exactos, completos y actualizados.
- Transparencia: el titular puede saber en cualquier momento qué datos suyos tiene Undernet.
- Acceso y circulación restringida: solo acceden las personas autorizadas, y los datos no se publican en internet.
- Seguridad: se aplican medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar pérdida o acceso indebido.
- Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento guardan reserva, incluso después de terminar su relación con Undernet.
5. Datos que tratamos y para qué
Undernet solo trata los datos necesarios para cada finalidad. Las finalidades de cada base son estas:
| Base o canal | Datos | Finalidades |
|---|---|---|
| Formulario de contacto del sitio | Nombre, correo, teléfono, empresa, asunto, mensaje; IP y navegador del envío | Recibir, gestionar y responder la solicitud; comunicaciones relacionadas; seguridad y prevención de abuso |
| WhatsApp, correo y teléfono | Nombre, número o correo, mensajes y la información que la persona comparta | Atender la consulta; identificar el servicio de interés, la organización y el plazo; preparar propuestas; registrar el seguimiento de la consulta |
| Postulaciones (Trabaje con nosotros) | Nombres y apellidos, correo, teléfono, área de interés, mensaje, hoja de vida; IP y navegador del envío | Recibir y evaluar la postulación; contactar al postulante para procesos de selección u oportunidades profesionales |
| Clientes y contactos de clientes | Nombre, cargo, correo, teléfono, organización | Ejecutar los contratos de asesoría, auditoría y capacitación; facturar; enviar información relacionada con los servicios contratados |
| Participantes de capacitaciones | Nombre, documento de identidad, cargo, correo, organización, asistencia y resultados de evaluación | Registrar la asistencia, evaluar y emitir constancias o certificados de participación |
| Proveedores y profesionales vinculados | Nombre, documento, datos de contacto, datos bancarios, soportes de formación y experiencia | Contratar, pagar y cumplir obligaciones contractuales, tributarias y contables; presentar equipos de trabajo en procesos de contratación |
| Visitantes del sitio web | Datos de navegación mediante cookies, según la sección 12 | Medir el uso del sitio y la efectividad de los anuncios |
Undernet no vende ni cede datos personales. Si necesita usarlos para una finalidad nueva, la informará y pedirá autorización antes.
6. Datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes
Undernet no pide datos sensibles en ninguno de sus canales. Si una persona los incluye por su cuenta, por ejemplo en una hoja de vida o en un mensaje, Undernet no los usa para ninguna finalidad distinta de la consulta y recomienda no enviarlos. Responder preguntas sobre datos sensibles siempre es facultativo.
Undernet no recoge de forma intencional datos de niños, niñas o adolescentes. Si los recibe, se aplicará lo que dispone el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y se respetarán sus derechos prevalentes.
7. Autorización y prueba
Undernet pide la autorización del titular antes de tratar sus datos e informa en ese momento la finalidad, sus derechos y cómo contactar a Undernet (Ley 1581 de 2012, artículos 9 y 12). Según el artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015, la autorización puede darse por escrito, de forma oral o por conductas inequívocas; el silencio nunca equivale a autorización.
- Formularios del sitio: la persona marca la casilla de aceptación del aviso de privacidad antes de enviar.
- WhatsApp, cuando el canal esté activo: el aviso se mostrará antes de escribir (en el sitio y en el perfil de la empresa) y en el primer mensaje automático; la autorización se entenderá dada cuando la persona siga escribiendo después de ese aviso.
- Relación contractual o laboral: la autorización se incluye en el contrato, la orden de servicio o el formato de inscripción correspondiente.
Undernet conserva la prueba de la autorización y de la información dada (Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.2.5): la versión y fecha del aviso aceptado en cada formulario y, cuando el canal de WhatsApp esté activo, el registro de que el aviso fue enviado y de que la persona siguió escribiendo.
8. Derechos de los titulares
Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Pedir prueba de la autorización que otorgó, salvo cuando la ley no la exige.
- Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar la consulta o el reclamo ante Undernet (artículo 16).
- Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos. No procede cuando el titular tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- Acceder gratis a sus datos personales.
Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien se haya estipulado a favor de otro.
9. Área responsable y procedimiento de consultas y reclamos
Las solicitudes sobre datos personales se envían a info@undernet.com.co, con el asunto «Datos personales». Las atiende la Gerente General de la compañía.
La solicitud debe incluir el nombre del titular, un medio de respuesta, la descripción de lo que pide y, si es un reclamo, los hechos y los documentos que quiera hacer valer.
| Consulta (artículo 14) | Reclamo (artículo 15) | |
|---|---|---|
| Para qué | Conocer qué datos tiene Undernet y cómo los usa | Corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización o denunciar un incumplimiento |
| Plazo de respuesta | 10 días hábiles desde el recibo | 15 días hábiles desde el día siguiente al recibo |
| Prórroga | Hasta 5 días hábiles más, avisando el motivo | Hasta 8 días hábiles más, avisando el motivo |
| Si está incompleta | — | Undernet pide completarla dentro de los 5 días siguientes; si en 2 meses no se completa, se entiende desistida |
| Mientras se tramita | — | Se marca el dato con la leyenda «reclamo en trámite» en máximo 2 días hábiles |
Si Undernet no es competente para resolver un reclamo, lo traslada a quien corresponda en máximo 2 días hábiles e informa al titular.
10. Terceros, transmisiones y transferencias
Undernet solo entrega datos personales al titular y a quienes él autorice, a las entidades públicas que los pidan en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, y a los terceros que la ley permita (Ley 1581 de 2012, artículo 13).
Para operar, Undernet usa proveedores que pueden tratar datos por su cuenta, en Colombia o en el exterior:
| Proveedor | Para qué |
|---|---|
| GoDaddy | Alojamiento del sitio web y de su base de datos |
| Microsoft 365 | Correo electrónico y notificaciones de los formularios |
| Protección contra abuso de los formularios (reCAPTCHA), analítica del sitio y anuncios | |
| Meta (WhatsApp Business) | Canal de mensajería, cuando esté activo |
Cuando un proveedor trata datos por cuenta de Undernet, la relación se rige por condiciones que lo obligan a cumplir esta política y a usar los datos solo para la finalidad autorizada (Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.5.2). Las transferencias a otros países se hacen conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
11. Seguridad y conservación
Undernet protege los datos con medidas técnicas y administrativas: acceso restringido a quienes los necesitan, conexiones cifradas en el sitio, hojas de vida almacenadas fuera del acceso público y registros de seguimiento sin copia del contenido de los chats.
Los datos se conservan solo mientras sirvan a su finalidad o lo exija una obligación legal o contractual, y luego se suprimen:
| Base | Plazo de conservación |
|---|---|
| Solicitudes de contacto y consultas por WhatsApp o correo que no llegan a contrato | 1 año desde la última comunicación |
| Postulaciones | 2 años desde el envío |
| Clientes, participantes y proveedores | Mientras dure la relación y luego el tiempo que exijan las normas contables y tributarias |
13. Vigencia y cambios
Esta política rige desde el 9 de octubre de 2026. Las bases de datos se mantienen mientras Undernet desarrolle su objeto social y las finalidades descritas lo requieran.
Cualquier cambio sustancial se comunicará a los titulares, por el sitio web o por los canales de contacto, antes de aplicarlo (Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.3.1). La versión vigente estará siempre publicada en el sitio web.