PESV y SG-SST: cómo articularlos sin duplicar comités, planes ni auditorías

En muchas organizaciones, la misma área lleva el Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV) y el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), se discuten en reuniones parecidas y se auditan en fechas cercanas. Aun así, es común encontrar dos políticas casi iguales, dos planes anuales que no se hablan y dos comités que revisan los mismos hechos por separado. La metodología del PESV pide ordenar esa relación, pero no entrega un modelo único: cada organización decide qué comparte y qué mantiene aparte.

Por qué el PESV y el SG-SST deben hablarse

Si su organización tiene más de 10 vehículos, automotores o no automotores, o contrata o administra personal conductor, está obligada a diseñar e implementar un PESV. Si aún no tiene claro su nivel, empiece por nuestra guía sobre quién debe tener PESV y qué nivel le aplica.

La Resolución 20223040040595 de 2022 del Ministerio de Transporte, que adopta la metodología del PESV, establece que el plan debe articularse con el SG-SST reglamentado en el Decreto 1072 de 2015. La misma resolución relaciona cada paso del PESV con un requisito del SG-SST y con un numeral de ISO 39001: el liderazgo, la política, los riesgos, el plan anual, la formación, las emergencias, la investigación, los indicadores y la auditoría tienen su contraparte. Esa correspondencia funciona como un mapa de los procesos que el PESV puede aprovechar.

Hay además dos razones prácticas. El Ministerio del Trabajo verifica el PESV de las organizaciones cuya misionalidad no es el transporte; en las empresas de servicio público de transporte terrestre, el PESV lo verifican la Superintendencia de Transporte o el organismo de tránsito, según su radio de acción. Y la Ley 2050 de 2020 creó un programa pedagógico en PESV articulado con el SG-SST: la articulación también está en la ley.

Puede ver un resumen en la sección PESV y SG-SST de nuestra página de PESV e ISO 39001 y, sobre el sistema de seguridad y salud en el trabajo, en nuestra página de SG-SST.

Qué permite articular la metodología

La resolución señala varios frentes que pueden compartirse o integrarse con el SG-SST. Son opciones, no obligaciones.

Un mismo responsable para ambos sistemas

El líder del PESV puede ser la misma persona responsable del SG-SST. Si elige esta opción, recuerde que el líder del PESV es designado por el nivel directivo, tiene poder de decisión y responde por el reporte anual y los indicadores. Su competencia la define la organización según sus riesgos viales; la metodología no exige una licencia específica. Antes de asignar ambos roles, revise el tiempo real que esa persona podrá dedicar a la seguridad vial.

Comité de Seguridad Vial y COPASST

El Comité de Seguridad Vial aplica a los niveles estándar y avanzado; en el nivel básico no se exige. Revisa el plan como mínimo cada trimestre, una frecuencia que conviene coordinar con las reuniones del COPASST.

La resolución permite articular el Comité de Seguridad Vial con el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST), siempre que se mantengan los alcances de cada uno. Articular no es fusionar. Una forma práctica de hacerlo es que cada comité conserve sus funciones y sus actas, y que compartan información y calendario. Por ejemplo:

• Programar las reuniones en fechas cercanas o en una misma jornada, con agendas y actas separadas.
• Llevar al COPASST un resumen de los siniestros viales investigados y sus acciones, y al Comité de Seguridad Vial lo que el COPASST identifique sobre desplazamientos y conducción.
• Definir por escrito quién informa a quién y con qué frecuencia, para que las decisiones no se contradigan.

Política, plan anual e investigación de siniestros

La política de seguridad vial puede integrarse con la política del SG-SST, y el plan anual de trabajo del PESV, con el del SG-SST. La investigación de siniestros viales puede articularse con la de incidentes y accidentes de trabajo en etapas como el reporte, el registro y la divulgación; cada una conserva su propio alcance. Integrar puede significar un solo documento o proceso que cubra ambos alcances, o documentos que se remiten entre sí; en cualquier caso, debe identificarse qué parte responde al PESV:

• En la política, el compromiso con la seguridad vial debe leerse con claridad, no como una frase general.
• En el plan anual, las actividades del PESV deben poder identificarse, porque los indicadores del PESV miden el cumplimiento del plan anual y la auditoría lo revisa.
• La investigación interna de siniestros viales es un paso del PESV desde el nivel estándar. Al articularla con la del SG-SST, verifique que recoja los datos que el PESV necesita para sus indicadores y, en el nivel avanzado, para el análisis estadístico de siniestros.

Qué debe seguir siendo propio del PESV

Articular no borra las diferencias. Estos elementos tienen contenido propio en la metodología y deben poder identificarse aunque el sistema esté integrado:

• La clasificación por misionalidad y nivel, que define si su organización cumple 18, 22 o 24 pasos.
• El diagnóstico del plan, con sedes, colaboradores, vehículos y rutas frecuentes, actualizado al menos una vez al año.
• Los cinco programas mínimos de gestión de riesgos críticos, con su línea base, metas e indicadores.
• Los indicadores del PESV, con cortes trimestrales.
• El reporte anual de autogestión, que se presenta a más tardar el 31 de enero ante la entidad verificadora e incluye, entre otros datos, la flota de contratistas y colaboradores y copia del informe de la última auditoría interna.
• La auditoría anual del PESV, con auditores distintos del líder del plan.

Riesgos de fusionar sin criterio

Unificar puede ahorrar trabajo, pero una fusión mal planteada muestra sus problemas en el peor momento: al preparar el reporte o en una visita de verificación.

• Pérdida de trazabilidad. Si las actividades viales se mezclan en un plan general sin identificarlas, cuesta armar el reporte y demostrar el avance de cada paso.
• Agenda diluida. Si un comité absorbe ambos temas sin conservar los alcances, los riesgos viales pueden quedar como un punto más del orden del día.
• Conflicto en la auditoría. Si el líder del PESV es también el responsable del SG-SST, esa persona no puede auditar el PESV, porque los auditores internos del plan deben ser distintos de su líder.
• Alcance incompleto. El reporte del PESV incluye la flota de contratistas y de colaboradores, y los colaboradores por tipo de actor vial. Si el sistema integrado no los incluye de forma explícita, algo puede quedar por fuera.

Cómo puede ayudar una auditoría integrada

La auditoría interna anual del PESV aplica a todos los niveles, la resolución permite que sea integrada y la metodología la relaciona con la auditoría del SG-SST. Una auditoría integrada puede ayudar a:

• Revisar en un mismo ejercicio los procesos compartidos, como la política, el plan anual y el reporte, el registro y la divulgación de siniestros, y comprobar si la integración funciona.
• Detectar duplicidades y vacíos entre ambos sistemas.
• Ordenar la evidencia que después alimenta el reporte anual de autogestión.

Para que sirva al PESV, debe cumplir las condiciones de la metodología: procedimiento documentado, planificación con el Comité de Seguridad Vial en los niveles que lo tienen, auditores distintos del líder y con la competencia que defina la organización, y revisión de todo el ciclo del plan y de los requisitos legales de seguridad vial. El informe debe mostrar el nivel de cumplimiento de los pasos del PESV, porque una copia acompaña el reporte anual.

La metodología no exige que el auditor sea externo ni le pide una licencia específica: exige que sea distinto del líder y que la organización defina su competencia. Puede apoyarse en personal propio o en un tercero, y la metodología menciona la norma ISO 19011 como buena práctica. Como el informe acompaña el reporte de enero, conviene programarla antes del cierre del año.

Una ruta para articular sin duplicar

1. Confirme su nivel y los pasos que le aplican; de eso depende si debe tener comité e investigación interna de siniestros.
2. Con la correspondencia de la metodología, inventaríe lo que ya existe en el SG-SST y lo que falta.
3. Decida quién lidera el PESV y, si su nivel exige Comité de Seguridad Vial, documente cómo se articula con el COPASST.
4. Ajuste los documentos integrados para que las actividades, los indicadores y la evidencia del PESV se identifiquen.
5. Programe una auditoría que cubra ambos sistemas y cuyo informe sirva para el reporte anual.

Undernet acompaña a empresas y entidades públicas en la articulación de su PESV con el SG-SST: revisamos lo que existe, proponemos qué integrar y qué mantener separado, hacemos auditorías internas integradas y capacitamos al líder y a los comités. Undernet no presta asesoría jurídica ni sustituye al responsable del SG-SST ni al líder del PESV: la responsabilidad de cada sistema sigue en su organización.

Hablemos sobre las necesidades de su organización

Fuentes

1. Resolución 20223040040595 de 2022 del Ministerio de Transporte · Ministerio de Transporte
2. Ley 2050 de 2020 · Congreso de la República
3. ISO 39001:2012, Road traffic safety (RTS) management systems · ISO