En muchas operaciones, buena parte de quienes conducen no están en la nómina: el transportador que mueve la carga, la empresa de mensajería que hace las entregas o el contratista que llega a la obra en su propia camioneta. A ellos se suma el colaborador que usa su propia moto para visitar clientes. Cuando ocurre un siniestro vial en esa cadena, la pregunta de quién gestionaba el riesgo suele aparecer tarde. En las organizaciones obligadas, el Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV) pide incluir esa cadena desde el diagnóstico.
Por qué los contratistas entran en el PESV
La obligación de tener un PESV no depende solo de la flota propia. El artículo 12 de la Ley 1503 de 2011, modificado por el Decreto Ley 2106 de 2019, la extiende a las organizaciones con más de 10 vehículos, automotores o no automotores, y a las que contraten o administren personal conductor.
De esa redacción se desprenden dos consecuencias prácticas:
- Una organización con pocos vehículos propios puede estar obligada si contrata o administra personal conductor.
- El contratista que, por sí mismo, supera el umbral también está obligado a diseñar e implementar su propio plan, aunque su cliente lo incluya en la gestión de su PESV.
Si todavía no tiene claro si su organización está obligada y en qué nivel queda, el punto de partida es la guía PESV: quién debe tenerlo, qué nivel le aplica y ante quién se reporta.
Qué pide la metodología sobre contratistas
La metodología vigente, la Resolución 20223040040595 de 2022 del Ministerio de Transporte, se ocupa de los contratistas, entre otros, en tres momentos, que no aplican a los mismos niveles.
En el diagnóstico (paso 5, todos los niveles)
El diagnóstico de la organización incluye a los contratistas, ocasionales y permanentes, incluidas las flotas fidelizadas y la tercerización, junto con las sedes y servicios, los colaboradores (con la vigencia de su licencia y sus infracciones), los vehículos (con su kilometraje mensual), las rutas frecuentes con sus kilómetros y frecuencia, y la preparación para emergencias. Se actualiza al menos una vez al año.
En la gestión del cambio y de contratistas (paso 18, estándar y avanzado)
El paso 18 aplica a los niveles estándar y avanzado. En la parte de contratistas, pide documentar uno o varios protocolos con tres frentes mínimos: verificar que los contratistas obligados a tener su propio PESV cumplan esa obligación; fijar las disposiciones de seguridad vial para los contratistas, terceros, conductores y propietarios de vehículos que no están obligados, pero hacen desplazamientos laborales para la organización, y definir quién supervisa su cumplimiento. Entre esas disposiciones están los requisitos para vehículos y conductores, la entrega del historial y de la documentación vigente de ambos, la capacitación, la inspección preoperacional diaria, el reporte de siniestros viales y un mecanismo para evaluar el cumplimiento. El nivel básico cumple 18 de los 24 pasos, y este no es uno de ellos; aun así, puede adoptar estas prácticas como buena gestión.
En el reporte anual de autogestión (paso 20, todos los niveles)
Todas las organizaciones obligadas presentan cada año, a más tardar el 31 de enero, un reporte de autogestión ante su entidad verificadora. Entre otros datos, el reporte incluye la flota por tipo, distinguiendo la propia, la de contratistas y la de colaboradores, e información sobre los contratistas. Aunque el paso 18 no aplique a su nivel, necesita esos datos para reportar.
Gestión del cambio y de contratistas: por qué van juntos
Tercerizar la distribución, cambiar de transportador o abrir una ruta nueva son cambios que modifican los riesgos viales; por eso la metodología trata juntos el cambio y los contratistas.
La norma ISO 39001 sigue el mismo razonamiento. En su numeral 8.1, sobre control operacional, pide controlar los cambios planificados y los procesos contratados externamente. La resolución relaciona el paso 18 con ese numeral en su tabla de correspondencia, que también vincula cada paso con disposiciones del Decreto 1072 de 2015 sobre el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
Cómo cuentan los vehículos y conductores de contratistas
La resolución define el tamaño de la organización con un criterio amplio. La flota incluye los vehículos automotores y no automotores puestos al servicio de la organización para cumplir sus funciones, sean propios, arrendados o vinculados mediante cualquier modelo de contratación, intermediación o administración, y también los que usan sus contratistas y trabajadores. Los conductores son las personas que usan esos vehículos para cumplir sus funciones, sin importar el modelo de contratación. Por eso, los vehículos y conductores de contratistas cuentan para definir el nivel.
Lo que exige criterio es aplicar esa definición a casos concretos, como un proveedor que hace un viaje ocasional o un colaborador que usa su moto de vez en cuando. Para esos casos, lo prudente es lo siguiente:
- Haga un inventario completo, separado por tipo: vehículos propios, de contratistas y de colaboradores, automotores y no automotores, y conductores propios y contratados.
- Documente el criterio con el que su organización definió su nivel y las razones que lo sostienen, para poder explicarlo en una visita de verificación.
- Revise el criterio cada año, al actualizar el diagnóstico, y cada vez que cambie la forma de contratar el transporte.
- Si un caso dudoso cambia su obligación o su nivel, consúltelo con su asesor jurídico o con la entidad verificadora que le corresponde.
Undernet no presta asesoría jurídica; sí puede ayudarle a ordenar la información para que esa decisión se tome con datos completos.
Cómo gestionar contratistas con conductores: una ruta práctica
Estas prácticas ayudan a llevar a la operación lo que pide el paso 18 en los niveles estándar y avanzado, y sirven como buena gestión en el nivel básico:
- Mapee a sus contratistas. Identifique quién conduce para su organización sin ser parte de su nómina, con qué vehículos, en qué rutas, con qué frecuencia y cuántos kilómetros.
- Clasifíquelos según su exposición al riesgo. Priorice a los que conducen más, en vías más exigentes o cerca de actores viales vulnerables.
- Defina requisitos antes de contratar. Precise qué espera de cada contratista: licencias vigentes, control de infracciones, inspección preoperacional, mantenimiento de los vehículos y cómo aborda los riesgos que el PESV trata en sus cinco programas mínimos: velocidad, fatiga, distracción, alcohol y sustancias psicoactivas, y protección de actores viales vulnerables.
- Pida evidencia verificable. Una declaración de cumplimiento dice poco. Son más útiles los registros: listas de conductores con la vigencia de su licencia, inspecciones, mantenimientos, asistencia a formación y reporte de siniestros viales e incidentes.
- Haga seguimiento durante el contrato. Revise la evidencia según el riesgo, registre los siniestros viales de los contratistas y actualice el mapa cuando cambien vehículos, conductores o rutas.
- Audite a sus proveedores críticos. Para los contratistas de mayor exposición, una verificación en sitio o documental permite comprobar que lo que se reporta coincide con lo que ocurre en la operación.
- Cierre el ciclo. Lleve los resultados al reporte anual y, en los niveles estándar y avanzado, al Comité de Seguridad Vial, que revisa el PESV al menos cada trimestre.
Los requisitos en el contrato
El contrato es el lugar natural para dejar por escrito esas expectativas. Como orientación general de gestión, conviene que deje claro qué actividades de conducción cubre, qué información entrega el contratista y con qué frecuencia, qué evidencia debe conservar, cómo reporta los siniestros viales y si el contratante puede verificar o auditar esa evidencia. La redacción de las cláusulas y sus consecuencias corresponde a su área jurídica.
La auditoría anual como control
La auditoría interna del PESV (paso 22) aplica a todos los niveles y evalúa el cumplimiento y las evidencias de la planificación, la implementación, el seguimiento y la mejora del plan. En los niveles estándar y avanzado, el paso 18 forma parte de lo que se audita, de modo que la gestión de contratistas debe poder mostrarse con registros. El auditor debe ser distinto del líder del PESV, y la organización define su competencia.
Si su organización es el contratista
Si usted presta servicios con conductores o vehículos y sus clientes le piden información sobre la gestión de la seguridad vial, conviene prepararse para esas solicitudes:
- Verifique si su propia organización supera el umbral; si lo supera, necesita su propio PESV, con el nivel que le corresponda.
- Organice un paquete de evidencia que pueda entregar a distintos clientes: conductores, vehículos, inspecciones, mantenimientos, formación y siniestros viales.
Relación con el SG-SST e ISO 39001
La metodología pide articular el PESV con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). En la gestión de contratistas, conviene aprovechar los procesos de selección, evaluación y seguimiento de proveedores que su organización ya tenga, en lugar de crear unos paralelos solo para la seguridad vial.
ISO 39001 es voluntaria; según el Decreto 1079 de 2015, modificado por el Decreto 1252 de 2021, la certificación vigente permite acreditar el diseño y la implementación del PESV. Si una organización de nivel básico decide certificarse, debe cubrir por su cuenta el control de cambios y de procesos contratados externamente que pide el numeral 8.1, porque el paso 18 no forma parte de su PESV. Undernet no certifica: preparamos a su organización para la auditoría del organismo de certificación que usted elija.
Cómo puede ayudarle Undernet
Undernet acompaña a empresas y entidades públicas en el mapeo de contratistas, la definición de requisitos y evidencia, la auditoría a proveedores y la inclusión de la gestión de contratistas en la auditoría anual del PESV. Puede conocer el alcance del servicio en la página de PESV e ISO 39001.
Hablemos sobre las necesidades de su organización
Fuentes
- Resolución 20223040040595 de 2022 del Ministerio de Transporte · Ministerio de Transporte
- Decreto 1252 de 2021 del Ministerio de Transporte · Ministerio de Transporte
- ISO 39001:2012, Road traffic safety (RTS) management systems · ISO