Muchas organizaciones gestionan con cuidado la seguridad y salud de sus trabajadores de planta, pero tratan a los contratistas como un asunto ajeno: "tienen su propio contrato, que se cuiden ellos". La norma colombiana no lo ve así. El contratante tiene obligaciones concretas frente a las personas que le prestan servicios, desde la afiliación a riesgos laborales hasta su inclusión en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
Este artículo explica esas obligaciones, las del propio contratista y los puntos que con más frecuencia quedan sin cubrir. En entidades públicas, donde la contratación por prestación de servicios es habitual, el tema tiene un peso especial.
Qué contratos están cubiertos
Las reglas sobre afiliación de contratistas están en el Decreto 1072 de 2015, en la sección que compiló el antiguo Decreto 723 de 2013. Según el artículo 2.2.4.2.2.2, aplican a:
- las personas vinculadas mediante contratos formales de prestación de servicios, con entidades públicas o privadas, con una duración superior a un mes;
- los trabajadores independientes que realizan actividades catalogadas como de alto riesgo.
La Ley 1562 de 2012 ya había incluido a los contratistas como afiliados obligatorios al Sistema General de Riesgos Laborales. El decreto reglamenta cómo se hace.
Quién afilia y quién paga
Aquí aparecen las confusiones más comunes. El decreto las resuelve así:
- Afilia el contratante. El artículo 2.2.4.2.2.5 lo obliga a afiliar a los contratistas. Si no lo hace, responde por las prestaciones económicas y asistenciales que se deriven de un accidente o enfermedad laboral.
- La cobertura empieza al día siguiente. Según el artículo 2.2.4.2.2.6, la cobertura se inicia el día calendario siguiente al de la afiliación. Un contratista que empieza a trabajar el mismo día en que se le afilia no está cubierto ese día.
- Quién paga depende del riesgo. El artículo 2.2.4.2.2.13 establece que, en los riesgos I, II y III, la cotización la paga el contratista; en los riesgos IV y V, la paga el contratante.
- La base de cotización tiene límites. El artículo 2.2.4.2.2.12 fija que no puede ser inferior a un salario mínimo mensual ni superior a 25.
- Varios contratos, una sola ARL. Si el contratista tiene varios contratos, debe estar afiliado por todos ellos a una misma Administradora de Riesgos Laborales (ARL), según el artículo 2.2.4.2.2.9.
Qué debe hacer el contratante
Afiliar y pagar no es suficiente. El artículo 2.2.4.2.2.15 asigna al contratante estas obligaciones:
- reportar a la ARL los accidentes y enfermedades laborales de los contratistas;
- investigar los incidentes y accidentes;
- realizar actividades de prevención y promoción;
- incluir a los contratistas en el SG-SST;
- permitir su participación en las capacitaciones que realice el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST);
- verificar el cumplimiento de las normas de seguridad y salud;
- informar a los contratistas de riesgo IV y V los aportes realizados;
- adoptar mecanismos para el pago de la cotización mes vencido.
A esto se suma el artículo 2.2.4.6.28, dentro del capítulo del SG-SST, que regula la contratación. Como mínimo, el empleador debe incluir aspectos de seguridad y salud en el trabajo en la evaluación y selección de proveedores y contratistas, establecer canales de comunicación con ellos sobre estos temas, verificar su afiliación, informarles los peligros, riesgos y medidas de prevención de su trabajo, instruirlos sobre el deber de reportar accidentes y enfermedades, y verificar periódicamente que cumplan durante la ejecución del contrato.
Qué debe hacer el contratista
El contratista también tiene deberes. Según el artículo 2.2.4.2.2.16, debe procurar el cuidado integral de su salud, contar con los elementos de protección personal que requiera su actividad, informar los incidentes y accidentes, participar en las actividades de prevención, cumplir las normas del SG-SST del contratante e informar las novedades de su contrato.
Además, el artículo 2.2.4.2.2.18 exige al contratista un examen médico preocupacional, a su cargo, con una vigencia máxima de tres años. Sirve para todos sus contratos si valoró el factor de riesgo más alto, y debe repetirse si la persona deja de ser contratista por más de seis meses continuos. Los exámenes periódicos, en cambio, los paga el contratante.
Cómo incluirlos en el SG-SST en la práctica
"Incluir a los contratistas en el SG-SST" puede sonar abstracto. En la operación, se traduce en acciones concretas a lo largo de la relación contractual:
Antes de contratar. Defina en los términos de la contratación los requisitos de seguridad y salud en el trabajo que aplican al servicio: afiliación, elementos de protección personal, formación y, cuando el servicio lo requiera, el propio sistema de gestión del contratista si es una empresa.
Al iniciar. Verifique la afiliación vigente antes del primer día de trabajo y haga una inducción sobre los peligros del lugar, las normas internas, las rutas de evacuación y los canales para reportar incidentes.
Durante la ejecución. Si el contratista realiza tareas de alto riesgo, como trabajo en alturas, en espacios confinados, con energías peligrosas o en caliente, aplique los mismos controles que exige a su personal: permisos de trabajo, verificación de la formación exigida por la norma específica y supervisión. Inclúyalo en simulacros y en las inspecciones de seguridad.
Al terminar. Registre el desempeño del contratista en seguridad y salud en el trabajo. Esa información sirve para decidir futuras contrataciones y es parte de la evaluación de proveedores que exige el artículo 2.2.4.6.28.
Los puntos que más se descuidan
En la práctica, estos son los vacíos más frecuentes:
- Afiliar tarde. Iniciar actividades antes de que la afiliación esté vigente deja un periodo sin cobertura.
- Dejar a los contratistas por fuera de la matriz de peligros. Si ejecutan actividades en sus instalaciones, sus riesgos deben estar identificados y controlados.
- No invitarlos a la inducción ni a las capacitaciones. La norma exige permitirles participar en las capacitaciones del COPASST, y el artículo 2.2.4.6.28 obliga a informarles los peligros y las medidas de prevención.
- No verificar a los subcontratistas. Si su contratista trae personal propio, su organización debería verificar que también esté afiliado y capacitado.
- No evaluar a los proveedores con criterios de seguridad y salud. El artículo 2.2.4.6.28 lo exige, y la auditoría anual del SG-SST debe revisar su aplicación frente a proveedores y contratistas, como explicamos en el artículo sobre la auditoría anual del SG-SST.
Si tiene también ISO 45001
La norma internacional ISO 45001 aborda el tema desde otro ángulo: pide coordinar los procesos de compras con los contratistas para identificar peligros y controlar riesgos (numeral 8.1.4.2). No exige afiliaciones ni cotizaciones, porque eso es propio de cada país. Un sistema que cumpla el Decreto 1072 frente a contratistas tiene buena parte del trabajo hecho para la norma, pero debe demostrar también cómo se coordinan los controles en la operación. Explicamos la relación entre ambos en nuestra guía sobre SG-SST e ISO 45001.
Una lista de verificación para empezar
- ¿Tiene un registro de todos los contratistas con contratos superiores a un mes y la fecha de su afiliación?
- ¿Sabe en qué nivel de riesgo está cada uno y quién paga la cotización?
- ¿Sus contratistas aparecen en la matriz de peligros y en el plan de capacitación?
- ¿Sus pliegos o términos de contratación incluyen requisitos de seguridad y salud en el trabajo?
- ¿Investiga los incidentes de contratistas con el mismo rigor que los de sus trabajadores?
- ¿Sus contratistas conocen el canal para reportar incidentes y condiciones inseguras, y lo usan?
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Fuentes
- Decreto 1072 de 2015, artículos 2.2.4.2.2.1 a 2.2.4.2.2.18 (normograma de la Cancillería) · Ministerio de Relaciones Exteriores
- Decreto 1072 de 2015, artículos 2.2.4.6.28 y 2.2.4.6.30 (normograma de la Cancillería) · Ministerio de Relaciones Exteriores
- Ley 1562 de 2012 (Secretaría del Senado) · Secretaría del Senado