La edición 2026 de ISO 14001 mantiene la intención de este requisito y cambia su nombre preferido. Este artículo explica qué pide la norma, qué debe incluir la matriz en Colombia y cómo mantenerla viva.
Qué pide ISO 14001:2026
El apartado 6.1.3 pide a la organización determinar los requisitos legales y otros requisitos relacionados con sus aspectos ambientales, entender cómo se aplican a ella y tenerlos en cuenta al establecer, mantener y mejorar el sistema. Esa información debe estar disponible como información documentada. El apartado 9.1.2, por su parte, pide evaluar periódicamente si se cumplen.
Un nombre nuevo, la misma intención
La traducción oficial en español de la edición 2026 prefiere el anglicismo "compliance" para referirse a estas obligaciones: las que la organización tiene que cumplir y las que decide cumplir. El término "requisitos legales y otros requisitos" sigue siendo admitido, y el Anexo A de la norma aclara que no es obligatorio adoptar su terminología. Su matriz puede seguir llamándose como hasta hoy. Lo importante es que el equipo reconozca el término nuevo cuando lo encuentre en un informe de auditoría.
Qué son los "otros requisitos"
La matriz no es solo legal. Incluye también los compromisos que la organización adopta voluntariamente o por contrato:
- requisitos ambientales de clientes y casas matrices;
- acuerdos con comunidades, gremios o autoridades;
- iniciativas voluntarias a las que se adhiera, como metas climáticas corporativas;
- normas técnicas que la organización decida aplicar.
La edición 2026 refuerza esta idea en el apartado de partes interesadas (4.2): la organización decide cuáles necesidades y expectativas atenderá mediante el sistema, y una vez adoptadas se convierten en obligaciones.
Qué debe incluir la matriz en Colombia
Cada organización tiene su propia matriz, según sus actividades, ubicación y tamaño. Estas son las fuentes que con más frecuencia aparecen en organizaciones colombianas.
Licencias, permisos y autorizaciones
Son el núcleo de la matriz. La licencia ambiental otorgada por la ANLA o por la corporación autónoma regional correspondiente, y los permisos de concesión de aguas, vertimientos, emisiones atmosféricas o aprovechamiento forestal, contienen obligaciones específicas: condiciones, límites, informes, plazos y programas. Un error frecuente es citar la resolución que otorga el permiso sin desglosar sus obligaciones concretas.
Departamento de Gestión Ambiental
Las empresas a nivel industrial deben contar con un Departamento de Gestión Ambiental, según la Ley 1124 de 2007. La Corte Constitucional excluyó de esta obligación a las micro y pequeñas empresas (Sentencia C-486 de 2009), y el Decreto 1076 de 2015 la aplica a las empresas industriales que requieren licencia, permisos u otras autorizaciones ambientales. Lo desarrollamos en el artículo sobre el Departamento de Gestión Ambiental e ISO 14001.
Envases, empaques y plásticos
- Responsabilidad extendida del productor: la Resolución 1407 de 2018, modificada por las Resoluciones 1342 de 2020 y 803 de 2024, obliga a productores e importadores de envases y empaques a tener planes de gestión ambiental de residuos con metas de aprovechamiento crecientes.
- Plásticos de un solo uso: la Ley 2232 de 2022 establece su prohibición gradual. Los primeros productos quedaron prohibidos desde julio de 2024 y el resto seguirá un calendario hasta 2030. Conviene revisar las excepciones previstas en la ley.
Clima y emisiones
La Ley 2169 de 2021 creó un Reporte Obligatorio de Emisiones que será exigible cuando se reglamente. Mientras tanto, conviene tenerlo en la matriz como requisito en seguimiento, para actuar a tiempo cuando se expida la norma.
Otros temas habituales
Según la actividad, la matriz suele incluir normas sobre residuos peligrosos, vertimientos, calidad del aire y ruido, uso eficiente del agua y reportes periódicos a las autoridades ambientales. También las normas locales: planes de ordenamiento territorial y regulaciones del municipio o del departamento.
¿Qué tan detallada debe ser?
La norma pide un nivel de detalle suficiente para saber cómo se aplica cada obligación a la organización. En la práctica, cada fila debería responder a estas preguntas:
- ¿Qué exige? La obligación concreta, en redacción propia, no el título de la norma.
- ¿A qué aplica? El proceso, la sede o el aspecto ambiental relacionado.
- ¿Quién responde? El cargo o el área a cargo.
- ¿Cómo se cumple? El control, el procedimiento o el registro que lo demuestra.
- ¿Cuándo? La periodicidad o el plazo, si lo hay.
- ¿Cuál es el estado? El resultado de la última evaluación del cumplimiento.
Una matriz de 800 filas con artículos transcritos y sin responsables es menos útil que una de 120 obligaciones concretas bien controladas.
Un ejemplo para ilustrar
Imagine una planta de alimentos en la sabana de Bogotá que envasa sus productos en plástico y tiene permisos de concesión de aguas y de vertimientos otorgados por la corporación autónoma regional. Una matriz útil no diría solo "Decreto 1076 de 2015". Tendría, por ejemplo, filas separadas para:
- el caudal autorizado de la concesión de aguas y el registro de consumo que lo demuestra;
- los parámetros y la periodicidad de la caracterización de vertimientos exigida en el permiso, con el laboratorio y el informe correspondiente;
- la obligación de contar con Departamento de Gestión Ambiental, si la empresa no es micro ni pequeña, con su conformación y funciones;
- la participación en un plan de gestión ambiental de residuos de envases y empaques, individual o colectivo, y el reporte de avance de metas;
- los productos de plástico de un solo uso que ya no puede usar y la fecha a partir de la cual aplica cada prohibición;
- el requisito ambiental que le exige su principal cliente en el contrato de suministro.
Cada fila tendría responsable, evidencia y resultado de la última evaluación. Así, un auditor puede recorrer la matriz y verificar el cumplimiento, y la dirección puede ver de un vistazo dónde hay riesgos.
Errores frecuentes
- Transcribir la norma completa en lugar de extraer las obligaciones aplicables.
- Mantener normas derogadas o modificadas sin actualizar la referencia.
- Omitir las obligaciones de licencias y permisos, que suelen ser las más exigidas por las autoridades.
- Confundir la matriz legal con la matriz de aspectos e impactos. Están relacionadas, pero cumplen funciones distintas.
- Evaluar el cumplimiento una vez al año sin evidencia, solo para la auditoría.
Cómo mantenerla viva
- Defina una fuente de actualización: normogramas oficiales, boletines de las autoridades o servicios especializados. La edición 2026 aclara que la información de origen externo debe identificarse.
- Fije una periodicidad de revisión y un responsable. Conecte la revisión con el nuevo requisito de planificación de los cambios (6.3): una norma nueva es un cambio que afecta al sistema.
- Evalúe el cumplimiento con evidencia, no con una casilla marcada. El Anexo A de 2026 reconoce que pueden usarse evaluaciones hechas por terceros.
- Lleve los incumplimientos a acciones correctivas, con causa y plazo.
- Llévela a la revisión por la dirección, con el estado del cumplimiento y los cambios normativos relevantes.
La matriz y la transición a la edición 2026
La auditoría de transición es un buen momento para depurar la matriz. Aunque el requisito del 6.1.3 no cambia en su fondo, el auditor revisará con más atención dos conexiones nuevas: la relación entre las condiciones ambientales del contexto (4.1) y las obligaciones que de ellas se derivan, y el vínculo entre los cambios normativos y la planificación de los cambios (6.3). Una matriz bien construida facilita ambas revisiones.
Qué hacer ahora
- Revise si su matriz desglosa las obligaciones de cada licencia y permiso.
- Depure normas derogadas y consolide filas duplicadas.
- Incluya los requisitos voluntarios y contractuales que su organización adoptó.
- Asigne responsables y registre la evidencia de cumplimiento.
- Actualice la formación del equipo con la terminología de la edición 2026.
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