Cuando una organización contrata a alguien para diseñar o ejecutar su Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), suele revisar la propuesta, el precio y la experiencia. Con menos frecuencia verifica algo que la norma exige: que quien presta el servicio tenga licencia en seguridad y salud en el trabajo vigente para ese campo. Si no la tiene, el sistema puede quedar diseñado por alguien que no estaba habilitado para hacerlo, lo que puede generar un hallazgo para la organización contratante.
En nuestra guía sobre SG-SST e ISO 45001 resumimos quién puede diseñar el sistema. Este artículo explica en detalle quién necesita licencia, qué cambió con la Resolución 908 de 2025 y qué verificar antes de firmar un contrato.
Quién necesita licencia
El artículo 2.2.4.6.41 del Decreto 1072 de 2015 establece que las personas naturales y jurídicas que presten servicios en seguridad y salud en el trabajo deben obtener licencia. Según la Resolución 908 de 2025, la expiden las secretarías departamentales y distritales de salud, o las entidades que hagan sus veces.
Hay dos tipos:
- Licencia de persona natural, para el profesional que presta el servicio a título personal. Según la Resolución 908, se otorga a técnicos, tecnólogos, profesionales y profesionales con especialización en áreas de seguridad y salud en el trabajo.
- Licencia de persona jurídica, para las empresas que prestan servicios en esta materia a terceros.
Que los profesionales de una empresa tengan licencia personal no reemplaza la licencia de la empresa cuando es la empresa la que contrata y presta el servicio.
Qué cambió con la Resolución 908 de 2025
La Resolución 908 del 15 de mayo de 2025, del Ministerio de Salud y Protección Social, reemplazó a la Resolución 754 de 2021 como norma que regula las licencias. Algunas de sus reglas:
- El trámite es gratuito (artículo 5): no tiene costo la expedición, la renovación ni los cambios.
- La licencia dura diez años y se puede renovar por el mismo término (artículo 6).
- Hay plazos definidos para el trámite: una visita de verificación dentro de los 20 días hábiles siguientes a la solicitud (artículo 25), un plan de cumplimiento con reverificación en un máximo de 30 días hábiles si hace falta (artículo 26), y una decisión dentro de los 70 días hábiles siguientes a la radicación (artículo 27).
- Los cambios deben informarse (artículo 23), por ejemplo, de representante legal, razón social, domicilio o campos de acción.
- No aplica a la docencia en programas académicos (artículo 8).
Los campos de acción: la licencia no es "para todo"
Un punto que suele pasarse por alto es que la licencia de persona jurídica se otorga para campos de acción específicos. El artículo 20 de la Resolución 908 enumera doce, entre ellos:
- diseño, administración y ejecución del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo;
- ejecución del Sistema de Gestión;
- capacitación en seguridad y salud en el trabajo;
- seguridad industrial u ocupacional e higiene industrial u ocupacional;
- medicina y psicología en seguridad y salud en el trabajo;
- investigación de accidentes de trabajo y enfermedad laboral.
Por eso no basta con preguntar "¿tiene licencia?". La pregunta correcta es "¿tiene licencia para el campo que voy a contratar?". Una empresa licenciada solo para capacitación, por ejemplo, no está habilitada por esa licencia para diseñar su SG-SST.
Quién puede diseñar el SG-SST de su organización
La Resolución 0312 de 2019 agrega requisitos según el grupo de estándares mínimos que le aplica a su organización:
- Empresas de diez o menos trabajadores en riesgo I, II o III (artículos 3 y 4): puede diseñarlo un técnico en seguridad y salud en el trabajo con licencia vigente, un año de experiencia y el curso virtual de 50 horas, o un tecnólogo o profesional con licencia y el curso.
- Empresas de 11 a 50 trabajadores en riesgo I, II o III (artículos 9 y 10): un tecnólogo con licencia, dos años de experiencia y el curso, o un profesional con licencia y el curso.
- Empresas de más de 50 trabajadores o de riesgo IV o V (artículo 16): profesionales en seguridad y salud en el trabajo o profesionales con posgrado en la materia, con licencia vigente y el curso de 50 horas.
La misma resolución distingue entre diseñar y administrar. En empresas de diez o menos trabajadores en riesgo I, II o III, el artículo 4 permite que las personas que solo cuentan con el curso virtual de 50 horas administren y ejecuten el sistema, pero no que lo diseñen.
Qué verificar antes de contratar
Una lista corta puede evitar problemas:
- Copia del acto administrativo de la licencia, con el número, la fecha, la secretaría de salud que la expidió y los campos de acción autorizados.
- Vigencia. Revise la fecha de vencimiento que figura en el acto administrativo. Con la Resolución 908, las licencias nuevas duran diez años; las expedidas antes conservan su vigencia original.
- Correspondencia entre el campo licenciado y el servicio. Si va a contratar el diseño del SG-SST, el campo debe cubrirlo.
- Licencias personales de quienes ejecutarán el trabajo, con su nivel de formación y el certificado del curso de 50 horas, cuando la Resolución 0312 lo exige.
- Experiencia exigida por la Resolución 0312 según el tamaño y riesgo de su organización.
Si la licencia está en trámite o por vencer
Dos situaciones merecen atención especial.
Licencia por vencer. La Resolución 908 permite solicitar la renovación desde tres meses antes del vencimiento o después de vencida, con la copia de la licencia y los demás soportes exigidos (artículo 12 para personas naturales y artículo 22 para personas jurídicas). Si el contrato que va a firmar se extiende más allá de la fecha de vencimiento, pida al proveedor que le informe cómo y cuándo tramitará la renovación, y prevea en el contrato la obligación de mantener la licencia vigente durante toda su ejecución.
Licencia en trámite. Una solicitud radicada no es una licencia. Con los plazos de la Resolución 908, el trámite puede tomar hasta 70 días hábiles desde la radicación. Si el proveedor le informa que está en trámite, pídale el número de radicado y consulte el estado de la solicitud. Mientras no se expida, el servicio que requiere licencia debería prestarlo alguien que ya la tenga.
Cláusulas que conviene incluir en el contrato
Además de verificar antes de firmar, el contrato puede protegerlo durante la ejecución. Estas son algunas cláusulas para revisar con su asesor jurídico:
- la obligación del proveedor de mantener vigentes las licencias, de la empresa y de su personal, durante todo el contrato;
- la identificación de las personas que ejecutarán el servicio y la obligación de informar cualquier cambio;
- la entrega de los soportes de licencia, formación y experiencia de quien reemplace a alguien del equipo;
- la entrega de toda la documentación del sistema al terminar el contrato, para que la organización pueda continuar con otro proveedor sin empezar de cero.
Dónde consultar
Hay varios canales, con alcances distintos:
- El aplicativo de licencias del Ministerio de Salud (lsst.sispro.gov.co) tiene una opción de consulta de solicitudes.
- En el portal de datos abiertos del Estado (datos.gov.co), algunas autoridades territoriales publican sus listados. Por ejemplo, la Unidad Ejecutora de Saneamiento del Valle del Cauca (UESVALLE) publica el de las licencias de personas naturales que expide.
- Las secretarías de salud departamentales y distritales, que expiden las licencias, pueden confirmar su existencia.
Pedir el soporte de la licencia es una práctica normal de contratación, y un proveedor habilitado no debería tener inconveniente en entregarlo.
Por qué importa para su organización
La responsabilidad del SG-SST es del empleador, no del proveedor. Si el sistema lo diseñó alguien sin la licencia o el perfil que exige la norma, el problema lo hereda su organización en una inspección o en una auditoría. Revisar esto antes de contratar cuesta poco; corregirlo después puede implicar rehacer parte del diseño. Explicamos qué puede revisar una inspección en el artículo sobre inspecciones sin aviso previo, y cómo la auditoría anual verifica el sistema en el artículo sobre la auditoría anual del SG-SST.
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Fuentes
- Resolución 908 de 2025, Ministerio de Salud y Protección Social · Ministerio de Salud y Protección Social
- Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.41 (normograma de la Cancillería) · Ministerio de Relaciones Exteriores
- Resolución 0312 de 2019, artículos 3, 4, 9 y 16 (normograma de MinTIC) · Ministerio TIC
- Aplicativo de licencias en SST del Ministerio de Salud · Ministerio de Salud y Protección Social
- Datos abiertos, listado de licencias SST de personas naturales expedidas por UESVALLE · Gobierno de Colombia · Datos Abiertos